Van papieren administratie naar één portal dat zich aanpast aan elke doelgroep

De vraag

De Commissie Vakantieweken, uitgaande van de Vrouwenbond Gereformeerde Gemeenten, organiseert al sinds 1972 vakantieweken voor mensen met een lichamelijke, verstandelijke of meervoudige beperking, voor jongeren die gedragsbegeleiding nodig hebben en voor ouderen die zorg nodig hebben. Iedere doelgroep heeft eigen wensen en stelt eigen eisen.

Een organisatie van deze omvang vraagt om een strakke administratie. Stafleden en gasten melden zich aan, er zijn veel gegevens nodig, de financiën moeten worden afgehandeld en vrijwilligers hebben onder meer een VOG nodig. Veel van dat werk liep nog op papier. Dat kostte tijd, was foutgevoelig en lastig te overzien, zeker omdat de werkwijze per doelgroep sterk verschilt.

De commissie vroeg ons om alle aanmeldingen en administratieve stromen onder te brengen in één systeem, gekoppeld aan de website, dat recht doet aan de verschillen tussen de doelgroepen.

Wat we bouwden

We begonnen bij de processen zelf. In gesprekken met de mensen die het werk doen, brachten we de werkwijzen, de uitzonderingen en de verschillen per doelgroep in kaart. Op basis daarvan bouwden we een administratieportal dat past bij hoe de organisatie werkt.

• Digitaal aanmelden, voor staf en gasten

  Stafleden en gasten melden zich aan via het portal. Alle benodigde gegevens vragen we gestructureerd uit, zodat ze daarna automatisch verwerkt kunnen worden. Papier is niet meer nodig.

• Een systeem dat zich aanpast

  De processen verschillen sterk per doelgroep. Daarom past het systeem zich aan de situatie aan: iedere doelgroep krijgt de juiste vragen, stappen en afhandeling.

• Workflows die meedenken

  Het systeem bewaakt zelf wat eerder handmatig bijgehouden moest worden. Het zorgt er bijvoorbeeld voor dat stafleden op tijd een VOG aanvragen.

• Financiële afhandeling in hetzelfde systeem

  Ook de financiële verwerking verloopt via het portal. Aanmelding, gegevens en betaling komen zo op één plek samen.

• De website gekoppeld aan het portal

  De openbare website en het portal vormen één geheel. Wie op de website kiest voor meegaan als staflid of gast, komt direct in de juiste aanmelding terecht.

Tot slot verzorgden we een training, zodat de organisatie zelfstandig en met vertrouwen met het nieuwe systeem aan de slag kon.

Wat het oplevert

Wat eerst grotendeels op papier ging, verloopt nu digitaal en op één plek. De aanmeldingen van vrijwilligers en gasten, hun gegevens, de VOG-aanvragen en de financiële afhandeling komen samen in een systeem dat is afgestemd op de eigen processen van de organisatie.

Dat scheelt handwerk, voorkomt fouten en geeft overzicht. Zo kan de commissie haar energie richten op waar het echt om gaat: de vakantieweken mogelijk maken.